Titel


Standardmäßig verwendet das Add-on den E-Mail-Betreff als Titel für die erstellte Confluence-Seite oder den Blogbeitrag. Wenn der Titel bereits in Gebrauch ist, enthält er Datum und Uhrzeit. Wenn dies für Ihren Anwendungsfall nicht ausreicht, können Sie das Format des Titels auch anpassen.

Sie können das Format des Titels auf der Konfigurationsseite (siehe Erste Schritte) auf der Registerkarte Titel ändern.


Shows where to find the title settings for the add-on.

Es stehen drei vordefinierte Konfigurationsoptionen zur Auswahl, zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Ihr eigenes benutzerdefiniertes Titelformat zu definieren.


Betreff als Titel verwenden


Diese Einstellung verwendet nur den Betreff als Titel für Seiten und Blogbeiträge. Wenn Sie zwei E-Mails mit demselben Titel an denselben Bereich senden, würde dies dazu führen, dass die spätere E-Mail verworfen wird, da Confluence es nicht erlaubt, eine zweite Seite oder einen zweiten Beitrag mit genau demselben Titel zu erstellen. Wählen Sie diese Einstellung daher nur, wenn Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail-Themen einzigartig sind und Sie doppelte Seiten/Blogbeiträge vermeiden möchten.

Im folgenden Beispiel werden wir genau dieses Verhalten demonstrieren. Hierfür senden wir zwei E-Mails mit demselben Titel an denselben Confluence-Bereich. Der erste wird erfolgreich erstellt, der zweite wird jedoch blockiert. Bevor Sie die E-Mails versenden können, müssen Sie die Einstellungen auf die Option Betreff als Titel verwenden setzen und dann auf eine der beiden Speicher Knöpfe  drücken.


Shows how to set the title format to only use the subject for the title.

In der folgenden Abbildung senden wir eine E-Mail mit dem Titel Weekly Jira Report an unsere Confluence-Instanz. Da im E-Mail Bereich noch keine Seite oder kein Beitrag mit dem Titel Weekly Jira Report existiert, wurde die Seite erfolgreich erstellt. 


Shows how an e-mail is successfully send to Confluence and how the subject matches the title of the page.

Stellen Sie sich vor eine Woche ist vergangen und wir haben einen neuen Jira Bericht, den wir an Confluence senden möchten. Wir haben vergessen, dass wir bereits letzte Woche eine E-Mail mit dem Betreff Weekly Jira Report verschickt haben und senden daher die E-Mail mit genau demselben Titel wie in der Vorwoche. Dies würde zu einer Bounce Message führen, in der erklärt wird, warum die E-Mail aufgrund des doppelten Titels nicht erfolgreich zugestellt werden konnte.


Shows how the second attempt to send an e-mail with a title which already exists in Confluence leads to a meaningfull error message.

Beim manuellen Versand von E-Mails kommt dies zwar nicht häufig vor und lässt sich leicht beheben, indem die E-Mail mit einem anderen Titel erneut versendet wird. Dies kann jedoch bei automatisierten Berichten oder Newslettern ein echtes Problem darstellen.


Betreff, Datum und Uhrzeit als Titel verwenden


Um das Problem der doppelten Titel zu vermeiden, können Sie die zweite Option Betreff, Datum und Uhrzeit als Titel verwenden wählen. Dadurch werden Datum und Uhrzeit automatisch vor den Betreff gesetzt. Zum Beispiel 2021-01-06 14:56:17 Weekly Jira Report. Das Zeitformat ist sekundengenau, d. h., wenn Sie mehrere E-Mails mit demselben Betreff innerhalb einer Sekunde senden, werden wieder Bounces auftreten. Dies kann zum Beispiel beim automatisierten Versand vieler E-Mails auf einmal geschehen. In diesem Fall ist die zuletzt erklärte Option einer benutzerdefinierten Einstellung die richtige Wahl.


Betreff als Titel verwenden, Datum und Uhrzeit wird bei Duplikaten hinzugefügt


Die vorherige Option funktioniert sehr gut, wenn Sie nur automatisierte E-Mails versenden oder wenn Sie damit einverstanden sind, dass Datum und Uhrzeit in Confluence-Titeln angezeigt werden. Wenn Sie jedoch den Betreff als Titel vorziehen und das Datum und die Uhrzeit nur dann einfügen möchten, wenn bereits eine Seite mit demselben Titel existiert, ist diese Option die richtige Wahl. Wenn Sie sowohl den manuellen als auch den automatischen Versand von Emails nutzen, ist diese Option in der Regel die beste. Dennoch ist es wichtig zu wissen, dass das Zeitformat immer noch auf die Sekunde genau ist. Wenn Sie massenhaft automatisierte E-Mails versenden, kann es somit zu doppelten Titeln kommen.

Benutzerdefiniert


Mit der Option der benutzerdefinierten Einstellung, können Sie Ihr eigenes Titelformat festlegen. Da dies die bei weitem komplizierteste Option ist, werden wir sie im Folgenden anhand eines Beispiels ausführlich erläutern.

Wie bereits erwähnt, kann es zu Problemen mit doppelten Titeln kommen, selbst wenn Sie Datum und Uhrzeit angeben. Nehmen wir dieses Problem als Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel. Nehmen wir an, wir wollen das Thema als Seitentitel auf Seiten haben, die noch nicht existieren und im Falle eines doppelten Seitentitels wollen wir eine eindeutige ID einfügen so dass, selbst wenn wir sehr viele gleichnamige Seiten erstellen, sie immer eindeutige Seitentitel haben. Um dies zu erreichen, müssen wir 4 Schritte durchführen:

  1. Klicken Sie auf die Option Benutzerdefiniert. Dies wird weitere Optionen öffnen.
  2. Setzen Sie den Wert für das Titelformat auf {subject}.
  3. Stellen Sie das Titelformat für duplizierte Titel auf {subject}{messageId}
  4. Drücken Sie den Speicher-Knopf.

Shows the steps needed to set up an custom title format.

Innerhalb von Titelformat und Titelformat für doppelte Titel können Sie die im blauen Informationsfeld genannten Platzhalter verwenden. Außerdem können Sie einen beliebigen statischen Text zwischen den Platzhaltern einfügen.


Zeitzone


Die letzte Einstellungsoption ist die Zeitzone. Wenn Sie Zeit und Datum im Titel verwenden, können Sie eine zentrale Zeitzone festlegen. Auch wenn Ihr Unternehmen Confluence-Benutzer aus mehreren Zeitzonen hat, wird nur diese eine verwendet. 


Fazit


Herzlichen Glückwunsch, jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Titel verwalten können.

Derzeit ist es nur möglich das Titelformat für alle E-Mails zu ändern. Wenn Sie weitergehende Anforderungen oder Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, eine Anfrage an unseren Help-Desk zu senden. Wir freuen uns immer über Rückmeldung unserer Kunden.