Titel

Standardmäßig nutzt das Add-on den E-Mail-Betreff als Titel für die erstellte Confluence-Seite oder den Blogbeitrag. Wenn der Titel bereits verwendet wird, fügt es Datum und Uhrzeit hinzu. Sollte dies für Ihren Anwendungsfall nicht ausreichend sein, haben Sie die Möglichkeit, das Format des Titels anzupassen.

Das Titelformat lässt sich auf der Konfigurationsseite (siehe Erste Schritte) unter der Registerkarte Titel ändern.

Es stehen drei vordefinierte Konfigurationsoptionen zur Verfügung, und Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihr eigenes benutzerdefiniertes Titelformat festzulegen.

Betreff als Titel verwenden

Diese Option verwendet ausschließlich den Betreff als Titel für Seiten und Blogbeiträge. Sollten Sie zwei E-Mails mit dem gleichen Titel an denselben Bereich senden, wird die nachfolgende E-Mail verworfen, da Confluence das Erstellen einer zweiten Seite oder eines zweiten Beitrags mit dem identischen Titel nicht zulässt. Wählen Sie diese Einstellung daher nur, wenn Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail-Betreffzeilen einzigartig sind und Sie doppelte Seiten oder Blogbeiträge vermeiden möchten.

In dem folgenden Beispiel demonstrieren wir genau dieses Verhalten. Wir senden zwei E-Mails mit demselben Titel an denselben Confluence-Bereich. Die erste wird erfolgreich erstellt, die zweite jedoch blockiert. Bevor Sie die E-Mails versenden können, müssen Sie die Einstellungen auf die Option Betreff als Titel verwenden setzen und dann auf eine der beiden Einstellungen speichern-Schaltflächen klicken.

In der nachfolgenden Abbildung senden wir eine E-Mail mit dem Betreff Weekly Jira Report an unsere Confluence-Instanz. Da im E-Mail-Bereich noch keine Seite oder kein Beitrag mit dem Titel Weekly Jira Report existiert, wird die Seite erfolgreich erstellt.

Stellen Sie sich vor, eine Woche ist vergangen und wir haben einen neuen Jira-Bericht, den wir an Confluence senden möchten. Wir haben vergessen, dass wir bereits in der vorherigen Woche eine E-Mail mit dem Betreff Weekly Jira Report verschickt haben und senden daher die E-Mail mit genau demselben Titel erneut. Dies führt zu einer Fehlermeldung, die erklärt, warum die E-Mail aufgrund des doppelten Titels nicht erfolgreich zugestellt werden konnte.

Beim manuellen Versand von E-Mails tritt dieses Problem zwar selten auf und lässt sich einfach durch erneutes Versenden der E-Mail mit einem anderen Titel lösen. Bei automatisierten Berichten oder Newslettern kann es jedoch zu einem erheblichen Problem werden.

Betreff, Datum und Uhrzeit als Titel verwenden

Um das Problem mit doppelten Titeln zu vermeiden, können Sie die zweite Option Betreff, Datum und Uhrzeit als Titel verwenden auswählen. Hierbei werden Datum und Uhrzeit automatisch vor den Betreff gesetzt, beispielsweise 2021-01-06 14:56:17 Weekly Jira Report. Das Zeitformat ist bis auf die Sekunde genau. Wenn Sie also mehrere E-Mails mit dem gleichen Betreff innerhalb einer Sekunde versenden, kann es erneut zu Fehlermeldungen kommen. Dies kann beispielsweise passieren, wenn viele E-Mails gleichzeitig automatisiert versendet werden. In diesem Fall wäre die zuletzt erläuterte Option, eine benutzerdefinierte Einstellung, die richtige Wahl. Die Auswahl einer Zeitzone ist ebenfalls möglich und wird später erklärt.

Betreff als Titel verwenden, Datum und Uhrzeit bei Duplikaten hinzufügen

Die vorherige Option eignet sich sehr gut, wenn Sie ausschließlich automatisierte E-Mails versenden oder wenn Sie damit einverstanden sind, dass Datum und Uhrzeit in den Confluence-Titeln erscheinen. Wenn Sie jedoch den Betreff als Titel bevorzugen und Datum sowie Uhrzeit nur hinzufügen möchten, wenn eine Seite mit demselben Titel bereits existiert, ist diese Option ideal. Diese Einstellung ist normalerweise die beste Wahl, wenn Sie sowohl manuell als auch automatisch E-Mails versenden. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass das Zeitformat bis auf die Sekunde genau ist. Bei massenhaftem Versand automatisierter E-Mails könnten daher Duplikate entstehen.

Benutzerdefiniert

Die benutzerdefinierte Option erlaubt Ihnen, Ihr eigenes Titelformat festzulegen. Da dies die komplexeste Option ist, werden wir sie im Folgenden anhand eines Beispiels ausführlich erläutern.

Wie bereits erwähnt, kann es auch bei der Angabe von Datum und Uhrzeit zu Problemen mit doppelten Titeln kommen. Nehmen wir dieses Problem als Anlass für eine benutzerdefinierte Regel. Angenommen, wir möchten den Betreff als Seitentitel für noch nicht existierende Seiten verwenden und im Falle eines doppelten Seitentitels eine eindeutige ID hinzufügen. Dadurch würden selbst bei einer sehr hohen Erstellungsrate von Seiten mit dem gleichen Namen stets eindeutige Seitentitel gewährleistet. Um dies zu erreichen, sind vier Schritte erforderlich:

1. Klicken Sie auf die Option Benutzerdefiniert. Dadurch werden weitere Optionen angezeigt.
2. Setzen Sie den Wert für Titelformat auf ‚{subject}‘.
3. Setzen Sie das Titelformat für doppelte Titel auf ‚{subject}{messageId}‘.
4. Klicken Sie auf den Button Einstellungen speichern.

Innerhalb von Titelformat und Titelformat für doppelte Titel können Sie die im blauen Informationsfeld genannten Platzhalter verwenden. Außerdem können Sie einen beliebigen statischen Text zwischen den Platzhaltern einfügen.

Zeitzone

Die letzte Einstellung ist die Zeitzone. Wenn Sie Datum und Uhrzeit im Titel verwenden, können Sie eine zentrale Zeitzone festlegen. Selbst wenn Ihr Unternehmen Confluence-Benutzer aus mehreren Zeitzonen hat, wird nur diese eine verwendet.

Fazit

Derzeit ist es nur möglich, das Titelformat für alle E-Mails zu ändern. Wenn Sie speziellere Anforderungen haben, zögern Sie bitte nicht, einen Verbesserungsvorschlag an unseren Helpdesk zu senden. Wir freuen uns stets über Feedback unserer Kunden.