So erstellen Sie Seiten und Blog-Beiträge aus E-Mails in Confluence Cloud/Server.

Anders als Atlassian Jira unterstützt Confluence nicht von Haus aus das sofortige Erstellen von Inhalten per E-Mail. Es sind jedoch Plugins verfügbar, mit denen Sie Seiten und Blog-Beiträge in Confluence Cloud & Server aus E-Mails generieren können. Dieser Blog-Artikel soll Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Add-Ons und Atlassians (dem Hersteller von Confluence) eigene Bemühungen geben, dieses Problem zu lösen.

Hinweis: Wir sind die Entwickler von mailto.wiki – Send Emails to Confluence

Offizielle Unterstützung

Zwei offizielle Tickets verfolgen den Fortschritt von Atlassians eigenen Bemühungen, Unterstützung für E-Mails anzubieten, eines für Confluence-Cloud und eines für Confluence-Server. Sie sind beide aus dem Jahr 2004.

16 Jahre später, im Juli 2020, scheint Atlassian beschlossen zu haben, an einer eigenen Lösung für Confluence-Server zu arbeiten. Stand heute (19.11.2020) ist jedoch nur sehr wenig über die Details und den Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Funktion bekannt. Vor dem Hintergrund, dass sich Atlassian gerade dazu entschlossen hat, den Verkauf neuer Confluence Server-Lizenzen zu beenden, erscheint es unwahrscheinlich, dass diese Funktion noch umgesetzt wird. Wenn native Unterstützung überhaupt verfügbar sein wird, wird sie sich wahrscheinlich darauf beschränken, Seiten in persönlichen Bereichen zu erstellen. Ein Mitarbeiter von Atlassian erklärte in einem Kommentar: „… erlaubt Ihnen, Seiten in Ihrem persönlichen Bereich zu erstellen“ – Matthew 14.7.2020.

Das Ticket für Confluence Cloud ist nach wie vor unbearbeitet. Wie schon seit 16 Jahren. Wir erwarten hier also bald keine Neuigkeiten.

Confluence Cloud

Wenn Sie Confluence Cloud verwenden und Seiten oder Blog-Beiträge aus einer E-Mail erstellen möchten, können Sie nur die mailto.wiki – Send Emails to Confluence Erweiterung verwenden. Sie wird von uns entwickelt und gepflegt. Wir sind CraftCoders, ein kleines Softwareentwicklungsunternehmen aus Deutschland. Stand heute (19.11.2020) sind auf dem Atlassian-Marketplace keine weiteren Plugins für diesen Anwendungsfall verfügbar.

Das Add-On unterstützt das Generieren von Seiten und Blog-Beiträgen aus E-Mails. Sie können eine oder mehrere @mailto.wiki E-Mail-Adressen registrieren, an die Sie Ihre E-Mails senden können. Unsere Mailserver verarbeiten Ihre E-Mails dann und veröffentlichen sie als Seite oder Blog-Beitrag in Ihrer Confluence-Cloud-Instanz.

Das Plugin kann Anhänge und HTML-Mails verarbeiten. Es ist einfach zu konfigurieren und nimmt Sicherheit sehr wichtig. Wir führen Spamfilterung, Virenprüfung und HTML-Filterung durch und bieten Ihnen die Möglichkeit, Absender-E-Mail-Adressen zu filtern.

Das Plugin bietet Ihnen auch die Möglichkeit, E-Mails basierend auf dem Betreff der E-Mail, der Absenderadresse und der Empfangsadresse an verschiedene Bereiche und Seiten weiterzuleiten. Genauso wie Sie Regeln für eingehende E-Mails in Ihrem E-Mail-Programm wie Outlook definieren können. Es verfügt auch über viele andere Funktionen, z. B. können Sie Titel anpassen, Seiten / Blog-Posts Beschriftungen hinzufügen und zwischen verschiedenen Anzeigeeinstellungen wählen.

Confluence Server 4.0 und früher

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie Confluence Version 4 oder älter verwenden, haben Sie eingeschränkte eingebaute Unterstützung für die Verarbeitung von E-Mails. Sie können ein E-Mail-Konto für einen bestimmten Bereich hinzufügen, das dann das gesamte Postfach abruft. ACHTUNG : Confluence löscht alle E-Mails aus einem Postfach, während es gelesen wird. Daher verwenden Sie diese Option nur mit einem Konto, wenn Sie möchten, dass alle dort gespeicherten E-Mails entfernt werden. Da dies die einzige Möglichkeit ist, E-Mails für diese alte Version zu versenden, lesen Sie die Dokumentation sorgfältig oder aktualisieren Sie Confluence auf eine aktuelle Version, um bessere Unterstützung zu erhalten.

Confluence Server 5+

Confluence Server 5.0 ist die einzige Version, in der es aktuell nicht möglich ist, E-Mails an Confluence zu senden. Die einzige Möglichkeit besteht darin, auf eine andere Version zu aktualisieren (mindestens 6.5).

Confluence Server 6.5+

Für Confluence-Server mit Version 6.5 oder höher gibt es derzeit nur eine Möglichkeit, E-Mails zu senden. Sie können das Plugin Send Email to Page von Artemis Software installieren.

Das große deutsche Einzelhandelsunternehmen dm-drogerie markt hatte einige Zeit ein eigenes Plugin, da eine Analyse ergeben hat, dass das Plugin „Send Email to Page“ Sicherheitslücken besitzt (siehe Kapitel 3.5). Es ist jedoch nicht mehr im Atlassian-Marketplace verfügbar. Der Code ist OpenSource veröffentlicht worden und kann hier heruntergeladen werden.

Hinweis: Einer unserer Entwickler hat die erwähnte Analyse geschrieben und war an der Entwicklung der DM-App beteiligt. Unsere Cloud-App verwendet einen Teil des Open-Source-Codes im Einklang mit der MIT-Lizenz wieder.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Atlassian in absehbarer Zeit nicht die Möglichkeit bieten wird, E-Mails an Confluence zu senden. Dies ist derzeit nur über Plugins möglich. Für Cloud gibt es das mailto.wiki – Send Emails to Confluence-Plugin. Für Server das Send Email to Page-Plugin.

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